*遠行*~ Ivy's long journey~

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<分享>專案管理PMP考試準備心得與注意事項

開香檳囉 !2013/7/29我完成了年度目標之一:取得PMP(Project Management Professional)證照,
準備過程受到剛考過的前輩同事諸多幫助,也常爬文了解網友們讀書的心路歷程。前後為期約2.5個月的密集準備時間是在專案工作的同時一併完成的,炎炎夏日,下班後一邊打磕睡一邊K書難免覺得很辛苦的時候,有好幾次都在心裡發願說,如果我有幸考過的話一定也要貢獻一篇心得文,讓有需要的朋友的可以參考!(其實同時也有謎之聲說:如果敗北了....就摸摸鼻子當做這件事沒發生過好了XD 哈哈)

我是從去年下旬開始打算這件事,今年二月底先是完成公司內部PM Fundamental課程,取得官方認證所需的“PDU點數“(此為報考資格條件之一),三四月時因為正在專案的高峰期,我考慮自己的schedule之後,到5月份時正式報名7/29的考試。

以下就分成四大部份WHY (為何要考PMP),WHAT(專案管理的官方與非官方定義),HOW(Ivy的考試準備tips),STEPS(準備步驟清單),把Ivy的諸多murmur整合起來一次跟大家分享囉~!最近身邊還滿多朋友想瞭解的,希望有幫助!;-)
 

1. WHY - 為何要考PMP
在談如何準備之前,每個人都應該先釐清​自己要挑戰PMP證照的“原因”是什麼?這個“原因”可能因為你的年齡,工作狀態而不同,粗分為A.B.C三類:

<A類>有些朋友畢業後直接就考,目的是希望入社會直接應徵上PM position的工作,以我對教材的理解,我認為這階段應考的朋友可能會需要拉比較長的準備時間,才能妥善把還滿heavy的份量都吸收進去,而且可能會以研究學科的角度來準備,因為尚無心裡可以驗證的實務經驗讀起來會比較辛苦,不過,選擇在這個階段考的人應該也相對少,所以一旦考取的話相對價值是高的。

<B類>工作經驗豐富(10~15年以上)的工作者,可能因為想要驗證自己的實務經驗,透過理論架構來精進專案管理能力,或是,有些公司若比較注重專案管理能力,會把PMP列入升遷條件之一。坦白說,我認為PMP的講述內容對於此階段的前輩來說是相對過於基礎了,可能無法期待在其中獲得太多全新的知識內容(畢竟實務工作經驗都這麼豐富了),倒是滿有可能意外發現有些自己多年來習慣的“管理方式”或許不是最佳解,這也算是收獲囉。可能是因為這樣,一方面也是因為工作太忙,此階段應考的人可能會選擇參加PMP補習班,用最快速又保險的方式取得證照(甚至有補習班保證領照),我雖然決定自學,但也打電話瞭解了幾家補習班的教學方式,很多是6~8週就上完課,抓重點,模考猜題樣樣有,只是要花個幾萬塊摳摳。

<C類>有實務工作經驗(5年上下),希望學習“完整”的專案管理理論架構來驗證目前已有的經歷,以及學習還沒經歷到的部分,最主要目標是讓未來專案管理能力的累積變得更有效率!我把自己歸在這一類,此外,我想考照還有一個單純的理由,就是工作也好幾年了,我希望在實質的工作能力之外,也能夠擁有一些hard evidence來製造自己的“差異化”!就像財務背景的人一般會考CFA,或是有朋友會針對第二專長/興趣考照(如:烹飪,領隊等)那麼,在我有興趣的專案管理的領域中,PMP就是相當具代表性的証照了,我不是考照達人,這其實也是我個人在外語類考試以外的第一個專業證照,所以也特別令我excited有動力。

總之,讀書是花時間的,考試費用也不怎麼便宜,做好心理準備,再出發吧!
 

2. WHAT - 什麼是專案管理?
 
從PMP的標準定義來看:專案是有特定目的,只有有限的資源,須在特定時間內完成,且通常是獨一無二的事件!因為這個定義,專案經理PM是必須主動,隨時,關注管理專案,否則,事情就算做完目的可能也沒達成,資源可能不夠用,時程嚴重delay…等等都會被歸類為issue project。
 
 
其實,很多例行公務都不能算做專案,所以假如你的工作性質是重複性較高的,專案管理能力“不一定”能對你有直接的幫助,不過,若有意識的把一些工作事項建立成一個個專案,賦予其目標,抓出一個時效區間,明確定義哪些資源跟此專案有關,...如此,或許就可以套用專案管理的精神來幫你達成目標了!

從我的角度:Ivy畢業後在一家台灣的網路公司服務,曾擔任購物網站的PM,當時需要管理產品,業績,設計行銷活動,跟IT部門溝通網站設計的需求,有時還要處理嚴重客訴等等等等(嚴格說起來,網站PM不完全符合專案的正式定義,但當時除了主要職責還有兼其他專案性質的工作)那時我覺得專案管理的概念是“PM心裡的一個動態儀表板”,上面顯示著各種工作項目還有指標,我需要隨時的進行priority設定還有隨時掌握各個接口單位的進度(對應到PMP談的Monitor & Control)。

最近三年,Ivy在一家外商IT公司擔任企管顧問幫外部客戶進行企業轉型專案,在這,每一個專案都因特定目的而生,在PM進行專案管理控制之下,成本/時間/資源/scope(客戶的需求)這些彼此互相牽連的要素都持續被監測,並隨時做適度調整,但在這些基本工之外,其實更發現與客戶溝通的重要性往往才是影響專案滿意度的重要因素!(對應到PMP談的Communication Magmt.)而且還領悟到在一個matrix的組織中PM是一個“虛擬”的位階,在這個前提下PM如何保衛“資源”,並且有效的“激勵”專案成員更是一門藝術(對應到PMP談的Human Resource Magmt.) 寫到這裡,我發現當時覺得又臭又長的PMBOK,其實字字句句都跟實務連結著嘛 !


3. HOW - Ivy的考試準備方式 & tips for you 

每個人的考試準備習慣一定都不同,想當年Ivy跟朋友一起考汽車駕照完全就是採取不一樣讀法,考出來分數確一樣(我猛K結果好像還跟沒讀完的人考差不多~暈XD)總之,以下僅分享個人經歷,還有lesson learned,還是請規劃屬於你自己的步調囉!

請做好長期作戰準備!PMBOK官方課本有12個章節,雖然寫的很簡略也還有400頁,而且只讀官方課本是不夠的,要讀Rita的參考書500多頁才能從容應付考題,因此你需要確實的花一段時間埋頭進去準備,要有長期作戰打算。我衷心的建議在職中的上班族想考PMP的話要把戰線拉長,比較能降低風險,比方說我有時會因為專案工作上loading突然增加,因此可能一週都太忙,加上週末有聚會活動,快10天沒K到書就會小緊張,但如果把戰線拉長就可以更彈性的調配戰力,工作忙的時候就先暫停,有時間的時候就多衝一點進度。有些人會花半年~一年慢慢準備,但我選擇走衝刺路線所以大概3個月搞定。

考試準備期間分為A.先讀內容+B.做考題+C.最重要的是把各個章節的知識與相關性理清楚,把PMP全貌吸收進去才能融匯貫通應付考題,以下說明各階段tips:

<A步驟>讀內容:
  • 用書1. PMI官方課本Project Management Body of Knowledge (即傳說中的PMBOK)
  • 用書2. PMP Exam Prep, 作者Rita Mulcahy
  • 用書3. The PMP Exam - How to pass on your first try), 作者Andy Crowe
三本書的服用順序是個重點!建議先快速掃讀1.官方課本到大概略之一二,知道全貌的程度即可,再仔細讀2.Rita的書,要讀的很仔細確定確定自己有理解&讀懂,且很多考試會出的重點作者都會特別強調,基本上我認為1.2就夠了,但如果也有買3.的話,可放在Rita之後再讀,因為3.這本比較條列式的寫法可以幫助記憶跟復習。因為2.Rita寫的很好,我有讀了兩整遍。

私房推薦 !9個Chapter的Knowlege area第一遍順著讀,第二遍可從後面讀起(即先看Chapter 12. Procurement Management再往回讀Chapter 11. Risk Management....),因為我發現每次從前面復習起的話,輪到倒數的章節時都會無力了@@,到最後我發現其實我花最多時間去理解的正是最後兩個章節呢!
 
*感謝誌:我用的都是公司一位前輩考完後分享給我的恩典牌二手用書,大感謝:)

<B步驟>做考題:

用書2.3每個章節讀完就會順遍做該章節的隨堂考題,整本讀完後就做最後面的200題final exam,此外,我都上網做線上模擬試題,以”PMP Exam Simulator“關鍵字查詢可以找到許多國外免費的網路題庫資源!

Tip來了 :做完題目之後,用心訂正其實更重要!必須聚焦在答錯+掙扎很久才答對的題目上,好好訂正。很方便的是,PMP考試相關的題庫不管是線上或書本上的,都會附上完整的“題解”,詳細解說四個選項中哪些是大錯,哪些是模棱兩可的。PMP考試有眾多題形是落落長的情境題(situational question)所以有時“題解”也會告訴你其實四個選項都“並非錯誤”,只不過因為某某原因所以“A”選項會是最佳解。我在訂正題目過程中學到很多解題的技巧,同時發現自己容易在哪些點上粗心,以後就可以避免。Tip又來了:在準備期間,我在做每份考題時都有mark值得復習的題目,所以應考前夕最後一天的時間花個半天就可以很有效率的把Rita那本裡每個章節被我”圈起來“的考題,都快快復習一遍,等於是把自己的弱點在考前一個個補強。

<C步驟>把知識連在一起:

C步驟很容易遺漏要小心,有很多概念是雖然寫在不同章節裡但其實是相關聯的,所以要記得留點時間作串聯的動作。我自己是有把42 process圖印成一張單張的A4,讀到哪個段落就對照一下whole picture,然後一直熟讀Rita的Process Chart也很有幫助。
 

4. STEPS - 準備步驟

step 1 :加入PMI線上會員 http://www.pmi.org/

step 2 :報名PMP考試,上傳報名表(需要提出專案經驗文字證明,要花點2~3天時間準備)

step 3 :順利的話7~10天後e-mail通知獲取考試資格

step 4 :考慮是否加入PMI會員(因為加入一年期可享考試優惠,折底下來正好抵消掉入會費)

step 5 :  線上付款 

step 6 : 上www.prometric.com/網站選定考試日期(考試日一個月內都可免費換日期)

step 7 : 歡樂K書去 (準備的心路歷程如上述分享)

step 8 : 考前睡飽飽 !

step 9 : 考試日考場注意事項:
  • Ivy在台北區的台大後門語言中心考試,帶護照即可
  • 教室外有附鎖置物櫃:須把手機關機,手錶摘掉,貴重物品跟書本都鎖進櫃子裡,但因為中途就算出教室上廁所也不能去開置物櫃,所以水跟食物類可以放在置物櫃上方(外面),以方便取用 
  • 進去考試教室前會搜身,裡面連衛生紙都不能帶(因為PMP嚴格禁止考生把考題攜出,ex:抄在衛生紙上)!有需要的話舉手,監考人員就會進來送衛生紙XD
  • 可以出去上洗手間,我以為4.5小時應該會跑去個1.2次,但沒想到專注到根本沒時間去
  • 數位監考人員在考生進場時會先進行搜身,考試中他們會坐在在教室外很定睛地觀察近20位考生的一舉一動,像我中途因為頭被冷氣吹到有點不舒服把外套的帽子戴了起來,工作人員就跑進來督導,我立刻配合取下來(我猜可能擔心考生偷偷藏匿對講機吧?殊不知那只是lativ的遮陽小粉紅外套兒阿~),總之,可見考試中心的監視器運作良好,監考人員也很盡責!
  • 不能帶手錶,螢幕上會有倒數計時器,時間到了考試會自己中斷,然後現場立刻運算成績,大約有3分鐘左右的等候成績揭曉的時間,心跳會整個標高!!那感覺之糾結的。。。想慶功好像也還嫌早,這尷尬的時刻大家可以跟我一樣傻傻的禱告~~(明明答案都送出了ㄇㄟ > " <)

終於完成了Ivy準備考試期間發心要分享的考試心得文,希望對大家有幫助囉!:D
 
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